Algemene deelnamevoorwaarden

Deze algemene voorwaarden regelen de inschrijving voor en de deelname aan de activiteiten, workshops en evenementen georganiseerd door Swole vzw. Door zich in te schrijven verklaart de deelnemer (of zijn wettelijke vertegenwoordiger indien minderjarig) er kennis van te hebben genomen en ze zonder voorbehoud te aanvaarden.

1.Organisator

Swole vzw, vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, Brussel, België.
Contact : info@beswole.be

2.Inschrijving

De inschrijving gebeurt online via beswole.be en is pas definitief na validatie (en, in voorkomend geval, betaling).
De deelnemer verbindt zich ertoe juiste gegevens op te geven (naam, voornaam, e-mail, telefoon). Elke fout kan de ontvangst van het ticket of de toegang tot het evenement verhinderen.
Eén inschrijving kan meerdere personen dekken (groeps- of gezinsticket); de houder blijft verantwoordelijk voor alle deelnemers die aan zijn ticket verbonden zijn.
De plaatsen zijn beperkt. Een activiteit die als volzet (sold out) wordt weergegeven, aanvaardt geen inschrijvingen meer.

3.Prijs en betaling

De prijzen worden in euro (EUR) vermeld, alle kosten inbegrepen, op de pagina van elke activiteit.
De online betaling wordt op beveiligde wijze verwerkt door Stripe. Swole vzw bewaart geen enkel bankgegeven.
Sommige activiteiten kunnen betaling ter plaatse of een promotiecode aanbieden; de modaliteiten worden bij de inschrijving vermeld.

4.Ticket en toegang tot het evenement

Na bevestiging wordt een elektronisch ticket met QR-code per e-mail verzonden en online beschikbaar gesteld.
Dit ticket is persoonlijk. De QR-code maakt de toegangscontrole aan de ingang mogelijk.
Het voorleggen van het ticket (scherm of afdruk) is verplicht aan de ingang. Zonder geldig ticket kan de toegang worden geweigerd.
Bij een groepsticket mag het aantal toegelaten personen het aantal gekochte plaatsen niet overschrijden.
De organisator behoudt zich het recht voor de identiteit te controleren en de toegang te weigeren bij een ongeldig, gedupliceerd of frauduleus ticket.

5.Annulering en terugbetaling

Inschrijvingen zijn persoonlijk en op naam. Ze worden definitief na bevestiging van de betaling.

Herroepingsrecht. Overeenkomstig het Belgisch Wetboek van economisch recht (artikel VI.53, 12°) en de Europese richtlijn 2011/83/EU is het herroepingsrecht van 14 dagen niet van toepassing op vrijetijdsactiviteiten op een vastgestelde datum of in een vastgestelde periode.

Annulering door de deelnemer vóór de start van de activiteit:

Meer dan 14 dagen vooraf: 80 % van het betaalde bedrag (20 % administratiekosten).
Tussen 14 en 7 dagen vooraf: 50 % van het betaalde bedrag.
Minder dan 7 dagen vooraf: geen terugbetaling, behalve in de uitzonderlijke gevallen hieronder.

Na de start van de activiteit wordt geen terugbetaling toegekend (afwezigheid, vroegtijdig vertrek, gedeeltelijke deelname). Occasionele afwezigheden (ziekte, verhindering, vakantie) geven geen recht op terugbetaling, korting of uitstel.

Uitzonderlijke gevallen, op voorlegging van een geldig bewijsstuk:

Ernstige ziekte of ongeval waardoor deelname onmogelijk is (medisch attest vereist).
Overmacht (ziekenhuisopname, overlijden van een naaste, uitzonderlijke situatie).
Administratieve of gerechtelijke beslissing die de deelname verhindert.

Swole vzw kan dan een gedeeltelijke terugbetaling of een tegoed voor een toekomstige activiteit voorstellen.

Annulering of wijziging door Swole vzw (onvoldoende deelnemers, begeleider niet beschikbaar, overmacht): volledige terugbetaling, of een gelijkwaardige activiteit of een tegoed. Er kan geen bijkomende schadevergoeding worden geëist. De deelnemers worden zo snel mogelijk per e-mail verwittigd.

Modaliteiten: de terugbetaling gebeurt via het oorspronkelijke betaalmiddel, binnen maximaal 14 dagen na goedkeuring van de aanvraag. Eventuele bankkosten zijn ten laste van de deelnemer. Aanvragen: info@beswole.be.

6.Gedrag en veiligheid

Elke deelnemer verbindt zich ertoe het reglement van de locatie, de veiligheidsvoorschriften en de instructies van de verantwoordelijken en vrijwilligers na te leven.
De organisator kan, zonder terugbetaling, elke persoon uitsluiten wiens gedrag gevaarlijk, gewelddadig of respectloos is of indruist tegen de waarden van de vereniging.
Minderjarigen blijven onder de verantwoordelijkheid van hun wettelijke vertegenwoordiger, behoudens een begeleiding die uitdrukkelijk voor de activiteit is voorzien.

7.Portretrecht (foto's, video's, televisie, pers)

De evenementen kunnen worden gefotografeerd en gefilmd, ook door mediapartners, televisiezenders en de pers. Door deel te nemen geeft u Swole vzw en haar partners toestemming om uw beeld (foto's en video's) vast te leggen, te reproduceren en te verspreiden op elke drager (website, sociale media, televisie, pers, promotiemateriaal), in België en in het buitenland, zonder beperking in de tijd en zonder financiële tegenprestatie.

Indien u niet in beeld wenst te komen, meld dit dan op voorhand aan info@beswole.be en richt u ter plaatse tot het organisatieteam (bijvoorbeeld om u buiten beeld te plaatsen). Voor minderjarigen wordt deze toestemming gegeven door de wettelijke vertegenwoordiger.

8.Aansprakelijkheid

De deelname aan de activiteiten gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de deelnemer. Het komt hem toe zich ervan te vergewissen dat zijn gezondheidstoestand verenigbaar is met de activiteit (met name voor sportactiviteiten).
Swole vzw kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, verlies, materiële of lichamelijke schade veroorzaakt door de deelnemer of door een derde.
De aansprakelijkheid van de organisator kan niet worden ingeroepen in geval van overmacht (slecht weer, staking, administratieve beslissing, enz.).

9.Persoonsgegevens

De gegevens die bij de inschrijving worden verzameld, dienen uitsluitend voor het beheer van de deelname en voor de communicatie in verband met het evenement. Ze worden verwerkt conform de AVG (GDPR). Voor meer details en om uw rechten uit te oefenen, raadpleeg ons privacybeleid.

10.Toepasselijk recht

Deze voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Bij geschil wordt bij voorrang naar een minnelijke oplossing gezocht; bij gebreke daarvan zijn de rechtbanken van het arrondissement Brussel bevoegd.

Laatste bijwerking : juli 2026